Como emitir nota no Simples Nacional é uma das principais dúvidas entre empreendedores que atuam como prestadores de serviço. Esse processo pode parecer simples à primeira vista, mas envolve detalhes fiscais e operacionais que precisam ser cumpridos com atenção para evitar problemas com o Fisco.
Para esclarecer esse tema, vamos explicar como funciona a emissão de notas fiscais no Simples Nacional, os tipos de notas existentes, os sistemas usados para emitir corretamente e como manter sua empresa regularizada.
Entenda o que é o Simples Nacional
O Simples Nacional é um regime tributário voltado para micro e pequenas empresas com receita bruta anual de até R$4,8 milhões. Criado para simplificar o recolhimento de tributos, ele unifica diversos impostos em uma única guia: o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
Esse regime é muito utilizado por prestadores de serviços devido à carga tributária mais leve e à menor burocracia no cumprimento das obrigações fiscais. No entanto, apesar da simplificação, os empreendedores ainda precisam se atentar às exigências específicas na hora de emitir documentos fiscais.
Por que emitir nota fiscal é obrigatório?
A emissão de nota fiscal é um dever legal de qualquer empresa formalizada. Esse documento comprova a prestação de serviços e garante segurança jurídica tanto para o empreendedor quanto para o cliente. Além disso, ele:
- Gera receita formal e transparente;
- Evita problemas com a Receita Federal e fiscalizações;
- Permite que clientes pessoa jurídica utilizem créditos tributários;
- É exigido em licitações, parcerias e contratos com empresas maiores.
Empresas optantes pelo Simples Nacional devem emitir nota fiscal eletrônica (NF-e ou NFS-e), dependendo do tipo de atividade.
Tipos de nota fiscal no Simples Nacional
Antes de aprender como emitir nota no Simples Nacional, é preciso entender qual tipo de nota fiscal a sua empresa deve utilizar:
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
Indicada para prestadores de serviços, como consultores, designers, eletricistas, dentistas, entre outros. A emissão é feita diretamente no portal da prefeitura da cidade onde a empresa está registrada.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Utilizada por empresas que vendem produtos. A emissão ocorre por meio de sistemas integrados com a Secretaria da Fazenda do estado.
Para o foco deste artigo — prestadores de serviço — o tipo mais comum é a NFS-e, e é sobre ela que falaremos a seguir.
Como emitir nota no Simples Nacional: passo a passo
A emissão da nota fiscal eletrônica de serviços pode variar de município para município, mas de maneira geral, o processo segue o seguinte fluxo:
1. Cadastro na prefeitura
É necessário que a empresa esteja cadastrada no sistema de emissão de NFS-e da prefeitura local. Em Belo Horizonte, por exemplo, esse cadastro é feito através do sistema BHISS Digital.
2. Solicitação do acesso ao sistema
Após o cadastro, a empresa recebe login e senha para acesso ao portal de emissão. Em alguns municípios, pode ser necessário utilizar certificado digital (como e-CNPJ).
3. Preenchimento da nota fiscal
Com o acesso ao sistema, o prestador de serviço pode preencher a nota com as seguintes informações:
- Dados do tomador de serviço (cliente);
- Descrição clara do serviço prestado;
- Valor bruto da nota;
- Alíquotas e retenções aplicáveis (ISS, INSS, IR, entre outros, quando for o caso);
- Regime tributário: indicar que é optante pelo Simples Nacional.
4. Conferência das informações
Verifique se todos os dados foram preenchidos corretamente. Qualquer erro pode gerar inconsistência nos sistemas da Receita e prejuízos fiscais.
5. Emissão e envio da nota
Após validar os dados, finalize a emissão e envie a nota ao cliente. Em alguns sistemas, a nota fica disponível em PDF ou XML, podendo ser enviada por e-mail automaticamente.
Principais dúvidas sobre a emissão no Simples Nacional
Algumas questões são recorrentes entre os empresários que buscam entender como emitir nota no Simples Nacional. Veja as principais:
Posso emitir nota fiscal sem certificado digital?
Depende da prefeitura. Algumas exigem o uso do certificado, outras oferecem acesso por login e senha.
Preciso emitir nota para pessoa física?
Sim. Mesmo quando o serviço é prestado para pessoa física, a emissão da nota fiscal é obrigatória.
Como calcular o valor dos impostos?
O Simples Nacional já contempla os tributos em uma alíquota unificada, que varia conforme a faixa de receita e a atividade. Essa alíquota deve ser aplicada sobre o valor da nota emitida, e o pagamento ocorre mensalmente via DAS.
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Erros comuns na hora de emitir nota fiscal
Ao entender como emitir nota no Simples Nacional, é essencial evitar falhas que possam comprometer a regularidade do seu negócio. Veja os erros mais frequentes:
- Não emitir nota em todas as transações realizadas;
- Preencher incorretamente os dados do serviço ou do cliente;
- Não informar que é optante pelo Simples Nacional no campo específico;
- Deixar de emitir a nota em tempo hábil, gerando inconsistências com o DAS.
Ferramentas para facilitar a emissão
Para quem deseja agilidade e organização, é possível utilizar sistemas de emissão com integração. Muitos softwares contábeis permitem a emissão da NFS-e diretamente do sistema, com controle financeiro, geração de relatórios e armazenamento de notas.
Algumas prefeituras também oferecem plugins e APIs para integração com o sistema municipal, tornando a rotina mais eficiente.
Além disso, escritórios de contabilidade como a Pedro’s Contábil oferecem suporte completo, cuidando de toda a parte técnica para que o empreendedor foque no seu negócio. Entre em contato conosco!
Fique atento à legislação municipal
Cada cidade possui regras próprias sobre a emissão de notas. Por isso, o ideal é sempre consultar a legislação vigente do município onde ocorreu o registro da sua empresa. Em Belo Horizonte, por exemplo, o sistema de emissão da NFS-e é o BHISS, e há manuais disponíveis no portal da prefeitura explicando o uso da ferramenta.
Emissão de nota fiscal para empresas de fora do município
Caso a prestação do serviço seja para empresas de outras cidades, a emissão da nota ainda deve ocorrer com base na legislação da cidade onde a empresa está registrada. No entanto, é importante verificar se há retenções obrigatórias, como ISS retido na fonte, que pode variar conforme o município do tomador.
O que acontece se eu não emitir notas fiscais?
A não emissão de notas fiscais pode gerar sérias consequências:
- Multas aplicadas pela fiscalização municipal ou federal;
- Dificuldade em comprovar faturamento em financiamentos e licitações;
- Irregularidades no recolhimento de tributos;
- Perda de credibilidade com os clientes.
Por isso, entender como emitir nota no Simples Nacional é essencial para manter seu negócio em conformidade e com saúde financeira.
Emissão correta evita problemas com o DAS
Vale lembrar que a base de cálculo para o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) tem vinculação direta ao valor total das notas fiscais emitidas no mês. Se houver erro, o cálculo do DAS estará incorreto, o que pode gerar autuações futuras.
Conte com quem entende do assunto
Com a Pedro’s Contábil, a emissão de notas fiscais é simples, segura e sem dores de cabeça
Na Pedro’s Contábil, entendemos as dificuldades que os empreendedores enfrentam para se manterem em dia com as obrigações fiscais, especialmente no regime do Simples Nacional.
Por isso, oferecemos uma assessoria especializada para prestadores de serviço, cuidando da legalização, da correta emissão de documentos fiscais e do cálculo de tributos com precisão.
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