Abrir ou formalizar um negócio no Brasil exige atenção a diversas exigências legais, fiscais e tributárias. Por isso, muitos empreendedores buscam saber como regularizar empresa sem correr riscos ou desperdiçar tempo. Afinal, a legalização é o ponto de partida para atuar no mercado com segurança e aproveitamento de benefícios.
Neste conteúdo, você entenderá as etapas para legalizar uma empresa, se é obrigatório contratar um contador, quais documentos são exigidos e como evitar erros que podem comprometer o funcionamento do seu negócio.
Por que regularizar uma empresa é essencial?
A formalização empresarial é indispensável para garantir:
- Segurança jurídica para o empreendedor;
- Emissão de notas fiscais e abertura de conta bancária PJ;
- Acesso a linhas de crédito e financiamentos;
- Participação em licitações e contratos com grandes empresas;
- Respeito às exigências legais e tributárias.
Além disso, empresas regularizadas podem aproveitar incentivos fiscais e regimes simplificados de tributação, como o Simples Nacional — bastante vantajoso para prestadores de serviço.
Como regularizar empresa: passo a passo completo
Abaixo, listamos as principais etapas para regularização de empresas no Brasil. A sequência pode variar conforme o município e o tipo de atividade, mas, de forma geral, segue o seguinte processo:
1. Escolha do tipo societário
Antes de tudo, é necessário definir o tipo de empresa, que pode ser:
- MEI (Microempreendedor Individual);
- Sociedade Limitada (LTDA);
- Empresário Individual;
- Sociedade Simples.
Cada formato tem implicações tributárias, jurídicas e administrativas diferentes. Por isso, a orientação de um contador é altamente recomendada neste ponto.
2. Elaboração do contrato social
O contrato social é o documento que define as regras do negócio, como:
- Nome da empresa;
- Capital social;
- Quotas dos sócios (se houver);
- Atividades exercidas.
Esse documento deve ser elaborado com precisão, pois orienta toda a operação da empresa. Alterações posteriores exigem novos registros e comunicação aos órgãos competentes.
3. Registro na Junta Comercial
O próximo passo é protocolar o contrato social na Junta Comercial do estado de atuação. Esse registro oficializa o nascimento da empresa no âmbito jurídico.
No caso do MEI, esse passo é feito online de forma simplificada, por meio do Portal do Empreendedor.
4. Inscrição no CNPJ
Após o registro, é necessário obter o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) junto à Receita Federal. Esse cadastro permite que a empresa seja identificada como contribuinte de impostos federais.
5. Inscrição estadual e municipal
Dependendo do ramo de atividade, será necessário realizar:
- Inscrição estadual (empresas comerciais e industriais);
- Inscrição municipal (serviços em geral).
Essas inscrições permitem a emissão de notas fiscais e o cumprimento de obrigações tributárias locais.
6. Alvará de funcionamento
Conforme o tipo de negócio e a localização, pode ser exigido o alvará da prefeitura, autorizando a empresa a exercer suas atividades naquele local.
Atividades regulamentadas (como saúde, alimentação, beleza, entre outras) ainda exigem licenças da Vigilância Sanitária ou órgãos específicos.
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Documentos exigidos para regularizar empresa
A documentação pode variar, mas geralmente são exigidos:
- RG e CPF dos sócios;
- Comprovante de endereço dos sócios e da empresa;
- Contrato de locação ou IPTU do imóvel comercial;
- Contrato social;
- Requerimento padrão da Junta Comercial;
- Formulários da Receita Federal e prefeitura local.
Além disso, algumas atividades específicas exigem registros em conselhos de classe, como o CRC (Contabilidade), CRM (Medicina), CREA (Engenharia), entre outros.
Como regularizar empresa: preciso mesmo de um contador?
A dúvida é comum, principalmente entre quem busca economia nos primeiros passos. No entanto, a resposta depende do tipo de empresa.
MEI pode abrir sem contador?
Sim. O Microempreendedor Individual não é obrigado a contratar um contador. A abertura pode ser feita gratuitamente pela internet. Contudo, mesmo nesse modelo simplificado, surgem obrigações como:
- Declaração anual do MEI;
- Pagamento mensal do DAS;
- Emissão de notas fiscais.
Portanto, o auxílio de um profissional pode evitar multas e equívocos que levem ao desenquadramento.
Demais tipos empresariais precisam de contador?
Sim. A partir do momento que o empresário opta por constituir uma LTDA, EI ou outro modelo mais complexo, a legislação exige a presença de um contador registrado no CRC para:
- Assinar demonstrações contábeis;
- Apurar impostos corretamente;
- Manter a empresa regular junto à Receita Federal e demais órgãos;
- Orientar sobre o regime tributário mais vantajoso.
Além disso, mudanças como inclusão de sócios, alterações contratuais e migração de regime também exigem conhecimento técnico especializado.
Quais os principais erros ao tentar regularizar empresa sozinho?
Muitos empreendedores tentam economizar fazendo a legalização por conta própria, mas cometem erros que podem custar caro no futuro. Veja os mais comuns:
- Escolher um regime tributário inadequado;
- Informar CNAEs incompatíveis com a atividade real;
- Não solicitar licenças obrigatórias;
- Ignorar obrigações municipais ou estaduais;
- Preencher incorretamente documentos fiscais e contábeis;
- Perder prazos de entrega de declarações obrigatórias.
Portanto, ainda que a intenção seja reduzir custos, contar com apoio técnico é um investimento em segurança e crescimento do negócio.
Regularizar empresa vale a pena?
Sim. Uma empresa regularizada:
- Evita sanções legais e fiscais;
- Ganha credibilidade no mercado;
- Aumenta suas oportunidades de negócio;
- Tem segurança para contratar funcionários;
- Aproveita incentivos governamentais.
Em um cenário competitivo, estar 100% regularizado é mais do que uma exigência legal: é uma estratégia para crescer com segurança e previsibilidade.
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